Protección de datos en las solicitudes de ingreso

Responsable y finalidad

Responsable: Asociación de Vecinos Creamos Barrio Plantío.

Contacto y ejercicio de derechos: creamosbarrioplantio@gmail.com.

Finalidad: tramitar y decidir la solicitud, contactar con la persona interesada, comunicar la decisión y, si se admite, gestionar la relación asociativa, mantener actualizada la relación de personas asociadas y habilitar su acceso seguro a la zona privada.

Cómo funciona el formulario

Al registrar una solicitud enviamos un acuse de recibo y, cuando la Junta aprueba el alta, un correo de bienvenida. Conservamos el destinatario, contenido, fecha, intentos y resultado de estos mensajes en el registro privado vinculado a la solicitud y a la ficha, para acreditar las comunicaciones y resolver incidencias.

El boletín de noticias y actividades es opcional y se basa en tu consentimiento: casilla no marcada, confirmación por correo y activación después del alta. Puedes darte de baja desde el enlace de cada boletín o desde tu ficha. La baja del boletín no afecta a la condición de socio ni a las convocatorias y comunicaciones necesarias para la relación asociativa. Conservamos la fecha y versión del consentimiento y los cambios de preferencia para acreditar su gestión.

La autorización para utilizar el teléfono con el fin de gestionar o facilitar la incorporación al canal o espacio informativo de WhatsApp de la asociación también es opcional, se solicita mediante una casilla separada y puede retirarse en cualquier momento. No condiciona el alta como socio. El número no se cederá a terceros ni se utilizará con fines publicitarios. En un canal los seguidores no ven los números; si se propusiera un grupo en el que pudieran resultar visibles, se informaría antes de la incorporación.

Puedes rellenar el formulario manualmente o identificarte con Google. Si eliges Google, recibimos el nombre del perfil, el correo verificado y un identificador de cuenta para completar el formulario y vincular la futura ficha. En la opción manual, los datos los aporta la persona solicitante y el correo no se considera verificado; se utiliza una sesión técnica para enviar la solicitud, sin crear todavía una cuenta de socio. Puedes corregir tu nombre y debes confirmar que los datos son correctos. No solicitamos acceso a tu correo, contactos o archivos de Google.

Al pulsar «Enviar solicitud», los datos se transmiten mediante una conexión cifrada al registro privado de la Asociación. El sistema asigna una referencia y deja la solicitud pendiente de decisión de la Junta Directiva. Una persona autorizada, incluida Secretaría, registra el acuerdo y confirma el alta. Después, la persona admitida puede acceder con la cuenta de Google que tenga ese mismo correo o crear una contraseña y verificar el correo. En ambos casos, el sistema vincula la cuenta con la ficha activa; la solicitud por sí sola no concede acceso.

La sesión de acceso al formulario se mantiene durante la sesión del navegador. El formulario no guarda un borrador persistente de tus respuestas. Iniciar sesión o enviar una solicitud no concede por sí solo la condición de socio.

Finalidades y bases jurídicas

• Gestionar la petición de ingreso, comprobar los requisitos, someterla a la Junta Directiva y comunicar su decisión: actuaciones solicitadas por la persona interesada antes de establecer la relación asociativa (artículo 6.1.b del RGPD).
• Si se admite la solicitud, administrar la relación asociativa, habilitar el acceso autenticado a la zona privada y mantener la documentación y la relación actualizada de personas asociadas exigidas por la normativa: ejecución de la relación asociativa (artículo 6.1.b del RGPD) y cumplimiento de obligaciones legales (artículo 6.1.c del RGPD y artículo 14 de la Ley Orgánica 1/2002).
• Atender revisiones y reclamaciones y proteger los derechos de la asociación o de la persona solicitante: interés legítimo en la correcta tramitación y defensa de reclamaciones, con los límites aplicables.

La información de privacidad no se presenta como un consentimiento genérico. El boletín y WhatsApp tienen casillas opcionales, separadas y no premarcadas; su base es el consentimiento (artículo 6.1.a del RGPD). La negativa o retirada no afecta a la condición de socio. No se solicita autorización para publicidad ni para cesión a terceros.

Datos solicitados

Se solicitan obligatoriamente nombre y apellidos o denominación de la entidad, domicilio completo, código postal, localidad, provincia, correo electrónico, teléfono de contacto y los datos mínimos de capacidad o representación necesarios para tramitar la petición. Las observaciones, el boletín y WhatsApp son opcionales. El correo electrónico permite contactar, comunicar la decisión, identificar la ficha y crear o recuperar el acceso a la zona privada. Sin los datos obligatorios no es posible tramitar la solicitud.

El teléfono se utilizará para gestiones relacionadas con la solicitud y la relación asociativa. Solo cuando se marque la autorización separada podrá utilizarse además para gestionar o facilitar la incorporación al canal o espacio informativo de WhatsApp de la asociación. No se cederá a terceros ni se utilizará para publicidad. La autorización puede retirarse en cualquier momento.

No se solicitan por esta vía DNI, copia de documentos, fecha de nacimiento ni archivos adjuntos. Si fuera necesario acreditar el consentimiento de un representante legal o las facultades de una entidad, la asociación indicará después un canal restringido.

Acceso y destinatarios

El acceso al registro se limita a las personas de la Junta Directiva expresamente autorizadas para tramitar las solicitudes. Para el envío de correo interviene Arsys como proveedor del buzón de la asociación. Para prestar el servicio intervienen Google Cloud y Firebase como proveedores tecnológicos de autenticación, ejecución y almacenamiento, sujetos a las garantías y condiciones aplicables. Las contraseñas se gestionan directamente mediante Firebase Authentication: la asociación no puede verlas ni recuperarlas en texto legible. No se publicarán los datos ni se comunicarán a terceros, salvo obligación legal o requerimiento de una autoridad competente.

Conservación

• Las solicitudes incompletas se conservarán durante un máximo de tres meses desde el último requerimiento sin respuesta.
• Las solicitudes retiradas o no admitidas se conservarán mientras pueda pedirse o tramitarse su revisión y, como máximo, durante dieciocho meses desde la comunicación de la decisión, salvo reclamación en curso u obligación legal.
• Los datos de las personas admitidas se conservarán mientras dure la relación asociativa. Después se mantendrán bloqueados únicamente durante los plazos legales o de reclamación y se suprimirán al finalizar estos.

Menores y entidades

Las personas menores no emancipadas mayores de catorce años necesitan el consentimiento documental de quien deba suplir su capacidad. Las entidades deben disponer del acuerdo o de las facultades de representación exigibles. Esas acreditaciones no se adjuntan en el formulario público: la asociación las solicitará, si procede, por un canal restringido.

Derechos

Puedes solicitar acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad cuando proceda escribiendo a creamosbarrioplantio@gmail.com. También puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos.

No se toman decisiones automatizadas ni se elaboran perfiles para resolver la admisión.

Referencias

Ley Orgánica 1/2002, reguladora del Derecho de Asociación · Reglamento General de Protección de Datos · Información por capas de la AEPD.